Säännöt ja rekisteriseloste

1§

Yhdistyksen nimi on Imatran seudun sukututkijat ry ja kotipaikka on Imatran kaupunki.

2§

Yhdistyksen tarkoituksena on sukututkimuksia harrastavien henkilöiden toiminnan tukeminen

 toimimalla heidän yhdyssiteenä

 toimitilojen ja välineiden hankkimisella

 koulutustilaisuuksien järjestämisellä

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys

 ylläpitää yhteyksiä paikallisiin oppilaitoksiin, kirjastoon ja muihin alaan liittyviin henkilöihin ja laitoksiin

 tarvittaessa ylläpitää yhteyksiä ja voi liittyä jäseneksi sellaisiin kotimaisiin järjestöihin ja yhteisöihin, joilla on vastaavat tavoitteet ja toimintaperiaatteet

Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi ottaa vastaan avustuksia, lahjoituksia ja testamentteja, omistaa toimintaansa varten tarpeellista kiinteää omaisuutta sekä toimeenpanna asianomaisen luvan saatuaan arpajaisia ja rahankeräyksiä, sekä harjoittaa julkaisu- ja kustannustoimintaa.

3§

Yhdistyksen jäseneksi voi liittyä jokainen Suomen kansalainen, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen, sitoutuu noudattamaan sen sääntöjä ja yhdistyksen kokouksen sekä hallituksen päätöksiä ja suorittaa syyskokouksen määräämän jäsenmaksun. 

Yhdistyksen jäsenet hyväksyy hallitus. Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka suullisesti yhdistyksen kokouksen pöytäkirjaan.

Kunniajäseneksi voi yhdistyksen hallitus kutsua henkilön, joka on erityisen ansiokkaasti toiminut yhdistyksen ja sen tarkoitusperien hyväksi. Kunniajäsenet ovat vapautettuja jäsenmaksusta.

4§

Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluvat syyskokouksessa valitut puheenjohtaja ja 6 jäsentä. Hallituksen jäsenten toimikausi on kalenterivuosi. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan, sihteerin, taloudenhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt. 

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessa varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään 3 hallituksen jäsentä sitä vaatii. 

Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna ovat läsnä. Asia ratkaistaan yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa.

5§

Yhdistyksen nimen kirjoittavat puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja, jompikumpi yhdessä sihteerin kanssa.

6§

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajalle viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta. Toiminnantarkastajan tulee antaa kirjallinen lausunto hallitukselle viimeistään viikkoa ennen vuosikokousta.

7§

Yhdistyksen kokouksen kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on toimitettava viimeistään (7) seitsemän päivää ennen kokousta joko lähettämällä kutsu kirjallisesti kullekin jäsenelle tai julkaisemalla kutsu yhdistyksen kotipaikkakunnalla ilmestyvässä syyskokouksen määräämässä lehdessä.

8§

Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä ennen maaliskuun loppua. 

Yhdistyksen syyskokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä ennen marraskuun loppua. 

Ylimääräinen kokous pidetään, kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii, kokous on pidettävä 14 päivän kuluessa vaatimuksen esittämisestä.

9§

Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

• 1. Kokouksen avaus.

  2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkistajaa ja kaksi ääntenlaskijaa.

  3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.

  4. Hyväksytään kokouksen työjärjestys.

  5. Esitellään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajan lausunto.

  6. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallituksen jäsenille ja muille tilivelvollisille.

  7. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

10§

Yhdistyksen syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

• 1. Kokouksen avaus.

  2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkistajaa ja kaksi ääntenlaskijaa.

  3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.

  4. Hyväksytään kokouksen työjärjestys.

  5. Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä jäsenmaksun suuruus.

  6. Valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet.

  7. Valitaan seuraavaksi toimikaudeksi toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja.

  8. Valitaan yhdistyksen yhteistoimintaedustajat.

  9. Määrätään lehti, jossa kokouskutsu julkaistaan.

  10. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen kokouksen käsiteltäväksi, on hänen siitä kirjallisesti ilmoitettava hallitukselle hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

11§

Päätös sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta voidaan tehdä:

 jos asia on mainittu kokouskutsussa

 jos asiaa puoltaa vähintään kolme neljäsosan enemmistö annetuista äänistä

12§

Yhdistyksen purkautuessa sen jäljelle jäävät varat luovutetaan sukututkimuksen edistämiseksi.

13§

Muissa kohdissa noudatetaan yhdistyslain määräyksiä.

Säännöt hyväksytty 17.9.2012        

Rekisteriseloste

Laatimispäiväys: 18.3.2022

Päivitetty viimeksi: 1.1.2023

Rekisterinpitäjä

Nimi: Imatran seudun sukututkijat ry

Yhteystiedot: Liisa Raitinpää

Pääskysenkatu 8

55120 Imatra

Puhelin 040 523 6124

Sähköposti liisa.raitinpaa@gmail.com

Rekisteriasioista vastaavat henkilöt

Nimi: Mervi Lehtimäki

Asema: taloudenhoitaja, jäsenrekisterin hoitaja

Yhteystiedot: Puhelin 0400 682 163

Sähköposti mervi.lehtimaki@outlook.com

Rekisterin nimi

Imatran seudun sukututkijat ry:n jäsenrekisteri, joka sisältää jäsenien yhteystiedot ja tiedot jäsenten tutkimista suvuista

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Yhteydenpito jäsenistön kanssa

Rekisterin tietosisältö

Henkilöiden nimi- ja osoitetiedot, tiedot jäsenten tutkimista suvuista sekä suostumus- ja kieltotiedot.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenten itse antamat tiedot

Säännönmukaiset tietojen luovutukset rekisteristä

Tietoja luovutetaan ainoastaan sukututkimustarkoituksiin.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri suojataan lainsäädännön ja hyvän tietoturvallisuuden vaatimusten mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeuksien huomioon ottaminen

Rekisteröidylle varataan pyynnöstä mahdollisuus tarkastaa omat tietonsa. Virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto oikaistaan, poistetaan tai täydennetään. Rekisteröidyn vaatimuksesta häntä koskevia tietoja ei käsitellä eikä luovuteta. Kiellosta tai sen peruuttamisesta tehdään rekisteriin merkintä.